El presupuesto: una herramienta de gestión

El presupuesto: una herramienta de gestión

Hagamos un ejercicio antes de empezar.

Llegan las vacaciones, hablamos con el entorno, familia, amigos y decidimos hacer un viaje.

Colocamos en común alternativas de lugares, decidimos que cada uno busque datos, precios, condiciones para ir al lugar que propuso y establecemos que en una semana, digamos, nos juntamos nuevamente para evaluar y decidir.

En la siguiente reunión, decidimos el lugar y comenzamos con las tareas, juntar fondos, programar las fechas, organizar el trabajo individual, etc.


Me pregunto y les pregunto, si para nuestras vacaciones nos tomamos este "trabajo", ¿por qué no hacemos lo mismo con nuestra empresa y proyectos?

¿Por qué muchas veces fracasamos?, porque no nos sentamos 5 minutos a pensar a mirar desde afuera la operación.


Lo que hicimos con nuestro entorno fue un ejercicio presupuestario, simple, pero presupuesto al fin.


El PRESUPUESTO es de mucha importancia para proyectar o estimar los gastos e ingresos de una empresa.

Puede ser a corto o largo plazo, haciendo comparaciones de los años anteriores para desarrollar una mejor inversión, y así tener menos gasto y mayor ingreso para la compañía.

Hacemos un buen presupuesto haciendo consultas a las diferentes áreas de la compañía como el área de venta, cobranzas, compra, etc.; comparaciones de otras empresas como son los estados financieros, consultas en el mercado, desarrollo de acuerdo a estadísticas, tendencias económicas y financieras, y de acuerdo a las normas vigentes del país donde reside la empresa.


Todo presupuesto debe ser preparado por un especialista en esta materia como contadores, economistas, administradores, etc. y luego para ser aprobado debe ser revisado por el gerente financiero de la empresa o el directorio.
En definitiva, la visión del dueño, nunca debe ser obviada.


Un presupuesto es un pronóstico económicamente cuantificado de:

Los ingresos, gastos y ganancias/pérdidas que se devengarán en un período futuro.
Las cobranzas, pagos y otros movimientos de fondos que implicarán superávits o déficits.
La situación patrimonial que se espera tener al término de un período futuro.
Todo plan de negocio ha de contar con un presupuesto que cuantifica los objetivos del mismo. Ello es así dado que un plan de negocio posee como principal fin el generar utilidades, siendo para ello necesario afectar recursos.


La descomposición de los diferentes aspectos del presupuesto fija los objetivos para cada área funcional de la empresa. De esta manera se definirán presupuestos de venta, compras, gastos operativos, inversiones, etc.


Contar con un presupuesto implica establecer metas a cumplir. Es por lo tanto un instrumento de control de la gestión empresarial para evaluar los desvíos de lo actuado versus los objetivos fijados.

La dinámica empresaria determinará la mayor o menor apertura de presupuestos sectoriales, pero es necesaria la existencia de al menos de dos grandes estructuras presupuestarias:

El presupuesto económico
Refleja los ingresos, costos y gastos que se estiman habrán de devengarse durante el ejercicio futuro para el cual se confecciona el presupuesto.

El presupuesto Financiero
Refleja los movimientos de fondos que se estiman para el período presupuestado, es decir, cobros, pagos, aportes, retiros, generación de nuevo endeudamiento y afectaciones de fondos a actividades de inversiones o de adquisición de nuevos bienes de uso.

Como resultado obtendremos:

El Estado de Situación Patrimonial presupuestado.
Refleja la situación patrimonial que la empresa estima obtener al cabo del período para el cual se ha presupuestado, detallando los activos, pasivos y patrimonio neto que la empresa poseerá en tal futuro.

Si bien parece una verdad absoluta e indiscutible, todavía existen muchas empresas que no elaboran presupuesto anual, o no lo hacen de la manera adecuada.

Todo un desafío entonces!

Las Ciencias Económicas son ciencias de lo escaso.

Las Ciencias Económicas son ciencias de lo escaso.

En el caso de las finanzas la escasez viene dada por el dinero, y en las Pymes, esto se siente con más intensidad.
En su búsqueda de hacer cosas diferentes cada vez, el hombre concreta esas búsquedas en ideas y estas, luego de una evaluación del proyecto de inversión, un tema para otro capítulo, las pone en práctica.

Palabras más o menos esta es la génesis de una empresa.
Siempre me gustó la imagen de embarcarse en una empresa, futuro conocido pero incierto sobre un suelo firme pero inestable.
Generalmente las empresas comienzan como asociaciones de voluntades y toman algún tipo societario como la sociedad de hecho, son el fruto del trabajo de un familiar, un padre o madre con visión, y con la simpleza de argumentos, pero contundentes como pocos.
Con el tiempo y el crecimiento, se incorporan nuevas capacidades y cambian a tipos sociales más completos como son las Anónimas o Responsabilidad Limitada, por ejemplo.
En un principio, las funciones se dividen entre los pocos individuos que conocen a ciencia cierta el negocio, el fundador y sus colaboradores cercanos.
Pero es necesario con el tiempo comprender y desarmar esa confusión que se producen entre la persona del "dueño" y la persona ideal que es la empresa.Se materializa cuando se designa un administrador financiero.
El administrador financiero ante todo es un gestor, gestor de fondos para la empresa.
Esta figura no garantiza la concreción de todo proyecto desde el punto de vista financiero, pero debería permitir navegar con cierto faro hacia la maximización de las utilidades.
Nunca ocupar el lugar del fundador, guía, asesor, consultor, confidente, pero no más.Sino, pierde el foco de su rol.
Un primer error es pensar que maximizar las utilidades es sólo ganar mucha plata al final del cuadro de resultados.
Esto me recuerda la parábola de los talentos. No solo había que conservarlos, también multiplicarlos.Y la multiplicación en la empresa surge a partir de los bienes que la empresa puede mostrar a la sociedad.
¿Que significa esto para el socio?, aclaro brevemente y lo dejo para el futuro.
Sabemos que la empresa se expone al público a través de su ecuación patrimonial básica, Activo= Pasivo + Patrimonio Neto.
En la medida que los rendimientos que obtengo por mi negocio básico que es comprar y vender, sean productos, servicios, etc. los reinvierto en mejores bienes de uso, compras más eficientes de bienes de cambio, mejor financiamiento para nuestros clientes, el Activo estará creciendo como resultado de la reinversión de las utilidades. Y si fuí prudente y el crecimiento fué equilibrado, y no solo aprovechando la ventaja de tener un proyecto con una rentabilidad superior a mi costo de capital, mi Pasivo no habrá crecido de igual forma y en definitiva el Patrimonio Neto, será mayor.
Siendo que soy partícipe de este Patrimonio a partir de mis cuotas partes, acciones o participaciones, el valo de esa parte, será mayor.Es decir, el valor actual del flujo que genera la posible venta de las partes de mi sociedad a un tercero, serán superiores a la inversión inicial que hice para obtenerlas (clásico análisis de Valor actual neto).
De alli que si el patrimonio neto ha crecido lo máximo posible, estará cumpliendo con su primer objetivo el administrador financiero.Para conseguir este objetivo, cuenta con tres derroteros a seguir, que son Inversión, Financiación y Política de Dividendos. Y como herramientas, Administración del Capital de trabajo, evaluación de proyectos de inversión y presupuestos y obviamente los balances.Cuando hablamos de Inversión nos referimos al conjunto de bienes y derechos que conforman el activo de la empresa.
El administrador no es quien decide que se compra o no, sino busca la mejor forma de invertir con el menor costo. Un manejo eficiente de la caja.
Para soportar esta Inversión, el administrador puede decidir apalancarse, porque como ya dijimos, el costo de financiar es menor que el rendimiento esperado en la inversión.
El apalancarse implica endeudarse, y el establecer una buena política de financiamiento, determinará como se maneja la mitad derecha del balance, la estructura del capital, en definitiva.El resto, estará en el Patrimonio Neto.Una aclaración a este punto.
Queda claro que cuando pedimos plata a un tercero, tenemos un costo, una tasa de interés, que muchas veces duele bastante ya solo con saber el número y más cuando hay que pagar.
Pero no siempre tenemos claro que cuando usamos el capital propio, el que aparece en el Patrimonio Neto, también hay costo y que es una forma de financiar y que quien viene a asociarse a nosotros, no viene de caridad sino en busca de un retorno. Entonces, si lo entendemos cuando viene de afuera, entendámoslo también cuando somos nosotros los que aportamos a la sociedad que no está mal que esperemos un retorno.
Cuando solicitamos un préstamo el retorno que espera el tercero es una tasa de interés, cuando integra el patrimono de la sociedad es un cobro de dividendos.
Se supone que como condición básica de pago de dividendos es el tener resultados positivos y por otro lado que haya dinero para poder abonarlos, alli tendremos dividendos en efectivo.
Pero, si hay ganancias, y no hay caja puedo pagar dividendos igual? O pagaré dividendos en acciones o deberé endeudarme.
Si endeudarme, siempre que esto estratégicamente me convenga más que la imagen de no pagar dividendos, aún cuando nuestra empresa no cotice en bolsa.
Si es cierto si mis socios son familiares, es más fácil o no, decirles que les doy papelitos en lugar de billetes, pero nunca es bueno hacer una regalo en un año y no repetir años posteriores (normas básicas de regalos empresarios)
Este es un comienzo.Los temas incluidos en esta introducción, los iremos desgranando con el devenir de nuevas notas.
Ctdor. Miguel A. Siebens